ATS thực sự là gì và hoạt động ra sao

Đó là một cơ sở dữ liệu có ô tìm kiếm, không phải một con robot đọc CV rồi loại người ta. Đây là những gì thực sự xảy ra với hồ sơ ứng tuyển của bạn, và huyền thoại 75% nổi tiếng kia bắt nguồn từ đâu.

Câu trả lời trong một câu

Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) là phần mềm mà một công ty dùng để thu thập hồ sơ ứng tuyển, lưu chúng thành các hồ sơ có thể tìm kiếm, và đưa ứng viên đi qua các bước tuyển dụng. Workday, Greenhouse, Lever, Taleo, iCIMS và SAP SuccessFactors là những cái tên bạn sẽ gặp thường xuyên nhất.

Phần quan trọng đối với CV của bạn là: một hệ thống ATS được xây dựng để nhà tuyển dụng sắp xếp và tìm kiếm hồ sơ ứng tuyển, giống như cách một hộp thư sắp xếp email. Nó không được xây dựng để đánh giá hồ sơ, và ở trạng thái mặc định, không hệ thống lớn nào tự động loại bất kỳ ai.

Điều gì xảy ra ngay khi bạn nhấn Ứng tuyển

File của bạn được phân tích. Hệ thống đọc văn bản trong CV của bạn và điền vào một hồ sơ có cấu trúc: họ tên, thông tin liên hệ, lịch sử làm việc kèm nơi làm việc và ngày tháng, học vấn, kỹ năng. Hồ sơ đó, chứ không phải trang bạn đã dày công thiết kế, mới là thứ mà các lượt tìm kiếm và bộ lọc của nhà tuyển dụng chạy trên đó.

File gốc của bạn vẫn còn nguyên. Nhà tuyển dụng có thể và thường sẽ mở đúng file PDF bạn đã gửi. Việc phân tích quyết định bạn có được tìm thấy hay không; file gốc quyết định con người nhìn thấy gì khi họ tìm thấy bạn. Cả hai đều quan trọng, đó là lý do những mẹo chỉ nhắm vào công cụ phân tích sẽ thất bại; đọc thêm trong cách vượt qua vòng sàng lọc.

Việc phân tích ngớ ngẩn hơn bạn tưởng. Nó đọc từ trên xuống dưới, tìm những tiêu đề quen thuộc như "Kinh nghiệm làm việc" và "Học vấn", và khớp các mẫu ngày tháng. Một bố cục hai cột, một bảng, hoặc thông tin liên hệ được vẽ bằng biểu tượng có thể làm xáo trộn những gì rơi vào hồ sơ. Bạn có thể tự kiểm chứng điều này: công cụ kiểm tra ATS miễn phí chạy một công cụ phân tích trên CV của bạn và cho bạn thấy hồ sơ đã trích xuất.

Cách nhà tuyển dụng thực sự sử dụng nó: tìm kiếm

Một tin tuyển dụng thu hút nhiều hồ sơ hơn số lượng bất kỳ ai có thể đọc hết từ đầu đến cuối. Nhà tuyển dụng xử lý điều đó giống cách bạn xử lý một hộp thư đầy ắp: tìm kiếm và lọc. Họ tìm kiếm những từ khóa mà vị trí đó cần (một chứng chỉ, một công cụ, một chức danh) và đọc những hồ sơ khớp trước tiên.

Đây là sự thật thực tế nhất về ATS. Không ai chấm điểm bạn trên thang 100. Bạn hoặc xuất hiện trong một lượt tìm kiếm, hoặc không. Đó là lý do việc lặp lại đúng từ ngữ của tin tuyển dụng, ở những chỗ đúng với con người bạn, cải thiện cơ hội của bạn nhiều hơn bất kỳ mẹo định dạng nào; hướng dẫn sàng lọc nói về cách làm điều đó một cách trung thực.

Bộ lọc và câu hỏi loại trực tiếp: những lần bị loại thật sự

Việc bị loại tự động thực sự tồn tại, nhưng chỉ ở một dạng cụ thể và rất bình thường: câu hỏi loại trực tiếp. "Bạn có được phép làm việc tại quốc gia này không?" "Bạn có giấy phép hành nghề này không?" "Bạn có thể làm ca này không?" Trả lời khác với điều nhà tuyển dụng đã thiết lập, hệ thống sẽ gắn nhãn hoặc từ chối hồ sơ, đúng như những gì đã được lập trình.

Hãy chú ý ai là người đưa ra quyết định đó: một con người, viết ra một quy tắc. ATS chỉ thực thi nó. Sự phân biệt này không phải là vặt vãnh; nó cho bạn biết cần sửa gì. Bạn không thể dùng định dạng để né tránh một yêu cầu về giấy phép lao động, và bạn cũng không cần đánh bại một con robot biết đọc vốn không tồn tại. Điều bạn cần là có thể được tìm thấy trong tìm kiếm, đọc được như một hồ sơ, và trung thực trong các câu hỏi.

Huyền thoại "robot loại 75% số CV"

Bạn hẳn đã từng thấy tuyên bố này: ba phần tư số CV bị phần mềm loại bỏ trước khi con người kịp nhìn qua. Đây là huyền thoại khai sinh ra cả một ngành công cụ "sửa CV", và nó không đứng vững.

Con số này bắt nguồn từ khoảng năm 2012, từ một công ty tên Preptel, chuyên bán dịch vụ tối ưu hóa CV và không hề trích dẫn nghiên cứu, phương pháp hay mẫu khảo sát nào cho con số đó. Công ty này sớm đóng cửa; nhưng con số thống kê vẫn tồn tại lâu hơn nó, vì đó là một chiêu marketing tuyệt vời: đáng sợ, nghe có vẻ chính xác, và không thể kiểm chứng. Chưa nghiên cứu học thuật nào từng tái hiện được con số đó, và mọi nhà cung cấp ATS lớn đều khẳng định phần mềm của họ không tự động loại hồ sơ.

Điều thực sự đúng thì kém kịch tính hơn nhưng lại được ghi chép đầy đủ hơn. Một nghiên cứu năm 2021 của Trường Kinh doanh Harvard và Accenture (mang tên "Hidden Workers") khảo sát hơn 2.250 lãnh đạo doanh nghiệp: 88% thừa nhận chính bộ lọc sàng lọc của họ đang loại bỏ những ứng viên đủ năng lực, không phải vì phần mềm đọc CV rồi "không thích" nó, mà vì các bộ lọc cứng nhắc do con người thiết lập loại trừ những người không đáp ứng đúng một tiêu chí câu chữ, có khoảng trống trong lịch sử làm việc, hoặc thiếu một từ khóa.

Vậy nên, tóm tắt trung thực là: con robot phán xét chỉ là hư cấu; bộ lọc thiết lập kém mới là có thật. Cách khắc phục không phải là trả tiền cho ai đó để "đánh bại ATS": mà là một bản CV phân tích được sạch sẽ, dùng đúng từ ngữ của công việc, và trả lời trung thực các yêu cầu.

Nếu một công cụ hay một người huấn luyện nào đó nói với bạn rằng phần mềm đã loại CV của bạn vì phông chữ, định dạng hay "điểm ATS" thấp, họ đang bán thuốc chữa cho một căn bệnh do chính họ bịa ra. Không hệ thống nào trong số này hoạt động theo kiểu loại bỏ dựa trên điểm số.

Điều này có ý nghĩa gì cho CV của bạn

Ba điều sau đây rút ra từ cách hệ thống thực sự vận hành, và đó là toàn bộ cuộc chơi:

Các câu hỏi thường gặp

ATS có tự động loại CV không?

Không phải bằng cách đọc CV. Những lần bị loại tự động duy nhất đến từ các câu hỏi loại trực tiếp và bộ lọc do con người thiết lập: giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề, thời gian có thể làm việc. Không hệ thống lớn nào chấm điểm CV của bạn rồi từ chối vì định dạng hay từ khóa.

Nhà tuyển dụng có xem CV thật của tôi, hay chỉ xem bản đã được phân tích?

Cả hai. Các lượt tìm kiếm và bộ lọc chạy trên hồ sơ đã phân tích; một khi bạn xuất hiện, nhà tuyển dụng sẽ mở file gốc. Đó là lý do các mẹo giấu từ khóa thất bại: con người vẫn nhìn thấy trang thật.

Có thật sự tồn tại "điểm ATS" cho CV của tôi không?

Không hệ thống nào mà nhà tuyển dụng sử dụng chấm điểm CV trên thang 100. Điểm số từ các công cụ kiểm tra, kể cả công cụ của chúng tôi, chỉ đo lường có bao nhiêu phần trong CV mà một công cụ phân tích đọc được: hữu ích, nhưng là thước đo khả năng đọc được, không phải dự đoán khả năng được tuyển.

Làm sao để biết một công ty đang dùng hệ thống ATS nào?

Đường dẫn của form ứng tuyển thường tiết lộ điều đó: greenhouse.io, lever.co, myworkdayjobs.com, icims.com. Nhưng điều đó hiếm khi thay đổi những gì bạn nên làm: khả năng phân tích sạch sẽ và dùng từ khóa trung thực đều hiệu quả trên tất cả các hệ thống đó.

Mở công cụ kiểm tra ATS miễn phí · Tạo một bản CV dễ đọc bằng máy, miễn phí